У К Р А Ї Н А
ВІЙСЬКОВО-ЦИВІЛЬНА АДМІНІСТРАЦІЯ
МІСТА МАР'ЇНКА ТА СЕЛА ПОБЄДА
МАР′ЇНСЬКОГО РАЙОНУ ДОНЕЦЬКОЇ ОБЛАСТІ
Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я
КЕРІВНИКА ВІЙСЬКОВО-ЦИВІЛЬНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ
08.07. 2016р. № 67
м.Мар’їнка
Про організацію забезпечення доступу
до публічної інформації
Відповідно до статті 5 Закону України від 13.01.11 р. № 2939-VI «Про доступ до публічної інформації», Указу Президента України від 07.08.2015 року № 469/2015 «Про утворення військово-цивільних адміністрацій», керуючись пунктом 8 частиною третьою статті 6 Закону України «Про військово-цивільні адміністрації», маючи на меті забезпечення права кожного на доступ до інформації, що знаходиться у володінні військово-цивільної адміністрації, та упорядкування діяльності посадових осіб з питань забезпечення доступу до публічної інформації:
1. Затвердити Форму запиту на інформацію, яку фізичні та юридичні особи можуть використовувати, звертаючись за одержанням публічної інформації до військово-цивільної адміністрації (Додаток 1) та Порядок оформлення та подання запитів на інформацію, розпорядником якої є військово-цивільна адміністрація (Додаток 2).
2. Затвердити Порядок здійснення діловодства з питань доступу до публічної інформації, розпорядником якої є військово-цивільна адміністрація (Додаток 3).
3. Визначити діловода, відповідальною особою з питань доступу до публічної інформації військово-цивільної адміністрації.
4. Це рішення разом з додатками підлягає оприлюдненню на сайті військово-цивільної адміністрації у розділі «Доступ до публічної інформації», у тому числі у формі, яка дозволяє здійснювати користувачам вільне завантаження бланку Додатку 1 для використання у форматі «doc» та «docx».
5. Контроль за виконанням розпорядження покласти на першого заступника керівника військово-цивільної адміністрації.
Керівник військово-цивільної
адміністрації О.О. Тесля
ПОРЯДОК
оформлення та подання запитів на інформацію, розпорядником якої є військово-цивільна адміністрація міста Мар’їнка та села Побєда
1. Запит на інформацію подається фізичною, юридичною особою, об’єднаннями громадян без статусу юридичної особи Військово-цивільній адміністрації м.Мар’їнка та с.Побєда (далі – ВЦА) в усній або письмовій формі під час особистого прийому або шляхом надсилання поштою (85600, м. Мар’їнка, пр. Дружби, 12), електронною поштою (marvga.2015@gmail.com), факсом або телефоном (06278) 5-19-69.
2. Запит на інформацію подається у довільній формі. За бажання запитувач може використати форму запиту на інформацію, затверджену розпорядженням керівника військово-цивільної адміністрації від 08.07. 2016 року № 67. Незастосування запитувачем цієї форми не є підставою для відмови у реєстрації та/або обробці запиту на інформацію.
Форму запиту на інформацію можна:
- завантажити на сайті ВЦА за посиланням: http://marjinska-vca.io.ua/;
- одержати у діловода ВЦА;
- взяти на інформаційному стенді у приміщенні ВЦА за адресою: м.Мар’їнка, пр. Дружби, 12.
3. Запит на інформацію повинен містити:
- прізвище, ім’я, по батькові (найменування) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку (якщо такий є);
- загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит (якщо запитувачу це відомо);
- підпис і дату (за умови подання письмового запиту).
4. Запит на інформацію може бути подано через діловода ВЦА щодня з 800 до 1700 (обідня перерва з 1200 до 1300), у п’ятницю з 800 до 1545(обідня перерва з 1200 до 1300), крім вихідних та святкових днів, каб. № 6.
5. У разі коли з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит на інформацію, його оформляє діловод ВЦА із зазначенням у запиті свого прізвища, імені, по батькові, контактного телефону та надає копію запиту особі, яка його подала.
Діловод
військово-цивільної адміністрації І.М.Владімірова
ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядженням керівника
військово-цивільної адміністрації
08.07.2016 2016 року № 67
(Додаток 3)
Порядок здійснення діловодства з питань доступу до публічної інформації, розпорядником якої є військово-цивільна адміністрація
міста Мар’їнка та села Побєда
І. Загальні положення
1.1. Цей Порядок розроблено з урахуванням положень Закону України від 13.01.2011 № 2939-VI «Про доступ до публічної інформації» (далі – Закон), Закону України від 03.02.2015 № 141-VIII «Про військово-цивільні адміністрації».
1.2. Цей Порядок визначає механізм здійснення документообігу з питань доступу до публічної інформації, розпорядником якої є Військово-цивільна адміністрація м.Мар’їнка та с.Побєда (далі – ВЦА), та взаємодії між працівниками ВЦА щодо забезпечення доступу до публічної інформації.
1.3. Цей Порядок регламентує процедуру приймання, опрацювання, реєстрації, розгляду та контролю за виконанням запитів на отримання публічної інформації фізичних, юридичних осіб, об’єднань громадян без статусу юридичної особи (далі – запитувачі), а також надання інформації, яка отримується або створюється ВЦА та його посадовими особами у процесі здійснення ними своїх повноважень або перебуває у їхньому володінні.
1.4. Терміни у цьому Порядку вживаються у значеннях, наведених у Законі.
1.5. ВЦА є розпорядником публічної інформації, яка відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях, що була отримана або створена в процесі виконання суб’єктами владних повноважень своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні суб’єктів владних повноважень, інших розпорядників публічної інформації, визначених Законом.
1.6. ВЦА не є розпорядником інформації за запитами на отримання публічної інформації (далі – запити на інформацію) стосовно:
- інформації інших органів місцевого самоврядування;
- органів державної влади та державних органів України, органів влади інших держав, міжнародних організацій;
- інформації, яка може бути отримана шляхом узагальнення, аналітичної обробки даних або потребує створення в інший спосіб.
1.7. Організацію та координацію роботи з надання публічної інформації, в тому числі попереднє опрацювання, аналіз, консультації під час оформлення запитів на інформацію, реєстрацію запитів на публічну інформацію відповідно до вимог законодавства, а також контроль за виконанням посадовими особами вимог Закону здійснює відповідальна особа, що організовує доступ до публічної інформації (далі – Суб’єкт координації).
1.8. Відповідальна посадова особа дає доручення усім посадовим особам з питань розгляду запитів на інформацію.
1.9. Дія цього Порядку не поширюється на відносини щодо отримання інформації суб’єктами владних повноважень при здійсненні ними своїх функцій, а також на відносини у сфері звернень громадян, які регулюються спеціальним законом.
1.10. Норми цього Порядку поширюються на організацію роботи посадових осіб ВЦА при підготовці відповідей на запити на інформацію.
ІІ. Реєстрація та опрацювання запитів на інформацію
2.1. Запити на інформацію, які надійшли до ВЦА електронною поштою на визначену електронну адресу, в усній формі особисто від запитувача у робочі дні згідно з правилами внутрішнього трудового розпорядку, які надійшли факсом або поштою, приймаються Суб’єктом координації та реєструються в окремому журналі.
На першому аркуші копії запиту, поданого розпоряднику безпосередньо, а не через засоби поштового чи іншого зв’язку, на вільному від тексту місці проставляється штамп із зазначенням повного найменування розпорядника, дати надходження, вхідного номера запиту та підпису працівника, який зареєстрував запит. Така копія повертається запитувачеві (в разі відсутності копії в запитувача вона виготовляється відповідальною особою).
2.2. Запити на інформацію, що надійшли засобами телефонного зв’язку, приймаються, оформлюються з урахуванням вимог ч. 5 ст. 19 Закону.
Якщо при отриманні запиту адреса запитувача для листування невідома, то працівник розпорядника, який його приймає ( в т.ч. працівник канцелярії, черговий), повинен запропонувати запитувачеві надати таку адресу і попередити останнього, що ненадання вказаної адреси розпоряднику знімає з останнього відповідальність за гарантоване повідомлення запитувача про відмову в задоволенні запиту, необхідність оплатити витрати на копіювання і друк, повідомлення про продовження строку розгляду запиту, відстрочку тощо.
Запити, що надсилаються електронною поштою, не повинні містити електронного цифрового підпису.
2.3. Суб’єкт координації протягом одного дня забезпечує розгляд отриманих запитів на інформацію з метою:
- відповідності запиту вимогам ч.5 ст. 19 Закону;
- визначення належності інформації, зазначеної в запиті на інформацію, до публічної інформації;
- визначення належності інформації, зазначеної в запиті на інформацію, до компетенції ВЦА;
- підготовки проекту резолюції із визначенням головного виконавця, співвиконавців (відповідно до функціональних повноважень).
Якщо запитувана інформація необхідна для захисту життя чи свободи людини; стосується стану довкілля; стосується якості харчових продуктів і предметів побуту; стосується аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь на запит готується і надається не пізніше 48 годин з моменту його отримання. Необхідність надання інформації у скорочені строки
має бути аргументована запитувачем із наданням фактичних даних, що підтверджують це обґрунтування.
При надходженні такого запиту всі дії щодо підготовки відповіді на нього виконуються негайно. Уповноважений працівник Суб’єкта координації має право вимагати й негайно отримати необхідну для задоволення запиту інформацію від інших службових і посадових осіб ВЦА, які нею володіють.
2.4. Реєстрація запитів на інформацію здійснюється Суб’єктом реєстрації в Журналі запитів на інформацію з присвоєнням індексу «ЗПІ» у реквізитах вхідного номера листа.
Діловодство за запитами на інформацію ведеться окремо від інших видів діловодства.
2.5. У разі якщо за результатами попереднього опрацювання Суб’єктом координації вхідного листа з’ясується, що поданий запит не належить до категорії запитів на інформацію або поданий особою, яка не має права на одержання інформації у порядку, передбаченому Законом (суб’єкт владних повноважень), реєстрація вхідного листа проводиться Суб’єктом координації у журналі вхідних документів у загальному порядку.
2.6. Після реєстрації вхідного листа, у випадках, передбачених в п. 2.5. цього Порядку, Суб’єкт координації протягом п’яти робочих днів готує відповідь інформаційного змісту з обґрунтуванням того, що запитувана інформація не підпадає під дію статті 1 Закону.
2.7. Після реєстрації вхідного листа у випадках, коли буде встановлено, що запит на інформацію не відповідає приписам ч.5 ст. 19 Закону, Суб’єкт координації протягом п’яти робочих днів готує відмову у задоволенні запиту на інформацію у порядку, встановленому Законом. Відмова має бути вмотивована та містити роз’яснення щодо порядку її оскарження.
2.8. В усіх інших випадках зареєстрований документ передається відповідальній особі за його виконання, для підготовки відповіді у порядку і строки, визначені законодавством України.
ІІІ. Підготовка та надання відповідей на запити на інформацію
3.1. Відповідальні особи ВЦА, у володінні яких перебуває запитувана інформація, надають у визначені Законом строки достовірну, точну та повну інформацію за запитами на інформацію.
За зміст, якість та своєчасність підготовки відповідей на запити на інформацію відповідають відповідальні посадові особи ВЦА, яким доручено їх виконання.
3.2. У проекті відповіді про розгляд запиту на інформацію обов’язково повинно містить посилання на реквізити та джерело запиту.
3.3. Відповідальна особа, що відповідальна за виконання запиту на інформацію, готує відповідь у строки, визначені статтею 20 Закону.
3.4. У разі наявності у запиті на інформацію вимог надати публічну інформацію, а також розглянути звернення тощо, відповідь надається у два етапи:
- публічна інформація надається у строки, визначені Законом;
- відповідь щодо розгляду звернення надається у строки, визначені спеціальними законами України.
3.5. У разі надходження запиту на інформацію до посадової особи ВЦА, яка не володіє запитуваною інформацією, такий запит в одноденний строк з дня його отримання разом з відповідною службовою запискою повертається до Суб’єкта координації для зміни резолюції в порядку, визначеному розділом ІІ цього Порядку.
3.6. У разі надходження до ВЦА запиту на інформацію, якою вона не володіє, але йому відомий розпорядник інформації, відповідальний за виконання запиту, супровідним листом за підписом керівника або заступника керівника надсилає запит на інформацію належним розпорядникам у строки, передбачені частинами першою та другою статті 20 Закону. Копія супровідного листа надається Суб’єкту координації, який не пізніше наступного робочого дня письмово повідомляє про переадресацію вхідного листа запитувача. Така інформація надсилається запитувачі у спосіб, визначений ним для одержання відповіді на запит.
3.7. У разі надходження запиту на інформацію, яка перебуває у володінні двох або більше посадових осіб ВЦА, відповідальним виконавцем такого запиту є посадова особа, яка визначається у переліку резолюції першою. При цьому підготовка запитуваної інформації та надання її відповідальному виконавцю здійснюється протягом двох робочих днів.
3.8. Проекти листів-відповідей на запити на інформацію, що готуються відповідальними особами ВЦА, в обов’язковому порядку погоджуються із Суб’єктом координації у частині дотримання вимог Закону.
3.9. Якщо при надходженні запиту на інформацію відповідальна особа ВЦА з’ясовує, що частина запитуваної інформації належить до інформації з обмеженим доступом, а інша частина є загальнодоступною, відкрита інформація надається відповідно до законодавства України.
Якщо запитується копія документа, в тексті якого наявна інформація з обмеженим доступом, копія документа надається одним з таких способів:
1) за наявності електронної версії документа – з неї прибираються слова, фрази чи речення, які позначають інформацію з обмеженим доступом, і заміняються пропусками в тексті. Далі відкоригований таким чином документ залежно від вказівок у запиті на нього надсилається в електронній версії електронною поштою (за наявності технічної можливості) або роздруковується і надсилається поштою;
2) за наявності лише паперової версії документа (його копії) – виготовляється його копія, в якій слова, фрази чи речення, що позначають інформацію з обмеженим доступом, ретушуються (чорною тушшю, чорнилом, білим коректором або іншим способом, який виключає подальше прочитання ретушованого). Після цього виготовляється копія вже з відкоригованої копії документа. Друга копія надсилається запитувачеві з відповіддю поштовим відправленням. Копія, яка безпосередньо коригувалася (перша), зберігається з рештою документації по відповідному запиту та може використовуватися повторно в разі нового звернення щодо того самого документа.
3.10. У разі якщо інформація, зазначена у запиті на інформацію, відноситься до інформації з обмеженим доступом згідно із Законом, проекти листів-відповідей, що готуються відповідальними особами ВЦА, погоджуються з спеціалістом 1 категорії юрисконсультом (далі – юрисконсульт).
3.11. Юрисконсульт забезпечує першочергове підписання листів-відповідей за результатами розгляду запитів на інформацію.
3.12. Відправку електронною поштою відповідей на запити на інформацію здійснює Суб’єкт координації. У такому разі посадова особа ВЦА, відповідальна за виконання запиту, в день реєстрації листа передає електронним носієм або засобами електронного зв’язку відповідь у вигляді файлу у форматі «pdf» або «jped» для подальшої відправки запитувачу.
3.13. Інформація на запит на інформацію надається з урахуванням вимог статті 21 Закону.
ІV. Забезпечення унеможливлення несанкціонованого доступу інших осіб до наявної інформації про фізичну чи юридичну особу
4.1. Надання інформації за запитами на інформацію про фізичну чи юридичну особу здійснюється тільки на вимогу особи, якої вона стосується, крім випадків, передбачених законом. При цьому особа запитувача має бути чітко ідентифікована.
4.2. Не може бути обмежено доступ до інформації про розпорядження бюджетними коштами, володіння, користування чи розпорядження державним, комунальним майном, у тому числі до копій відповідних документів,умови отримання цих коштів чи майна, прізвища, імена, по батькові фізичних осіб та найменування юридичних осіб, які отримали ці кошти або майно.
Не належать до інформації з обмеженим доступом відомості, зазначені у декларації особи, уповноваженої на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, поданій відповідно до Закону України «Про запобігання корупції», крім відомостей, зазначених в абз. 4 ч. 1 ст. 47 вказаного Закону.
5.3. Контроль за недопущенням несанкціонованого доступу до наявної інформації про фізичну чи юридичну особу в процесі підготовки та надання відповідей на запити на інформацію покладається на посадову особу ВЦА, яка готує відповідь.
Діловод
військово-цивільної адміністрації І.М.Владімірова
| 
