У К Р А Ї Н А

ВІЙСЬКОВО-ЦИВІЛЬНА АДМІНІСТРАЦІЯ

МІСТА МАР'ЇНКА ТА СЕЛА ПОБЄДА

МАР′ЇНСЬКОГО РАЙОНУ ДОНЕЦЬКОЇ ОБЛАСТІ

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

КЕРІВНИКА ВІЙСЬКОВО-ЦИВІЛЬНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ

08.07. 2016 р. № 62

               м.Мар’їнка

Про затвердження Положення про архів

військово-цивільної адміністрації

Відповідно до статті 31 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», пункту 23 Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004 (із змінами), Типового положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10 лютого 2012 року № 232/5, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 10 лютого 2012 року за № 202/20515 (із змінами), пунктом 41 частини 1 статті 4 та пунктом 8 частини 3 статті 6 Закону України «Про військово-цивільні адміністрації»:

1. Затвердити Положення про архів військово-цивільної адміністрації міста Мар’їнка  та села Побєда (додається).

  2. Призначити особою, відповідальною за ведення архіву, діловода військово-цивільної адміністрації.

  3. Призначити відповідальними за роботу з архівними документами:

- начальника відділу бухгалтерського обліку та звітності військово-цивільної адміністрації;

-  діловода військо-цивільної адміністрації.

4. Координацію роботи з виконання розпорядження покласти на першого заступника керівника військово-цивільної адміністрації, контроль за виконанням залишаю за собою.

Керівник військово-цивільної

адміністрації                                                                                                О.О. Тесля

ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядження керівника

військово-цивільної

адміністрації м.Мар’їнка та с.Побєда

08.07.2016 № 62

ПОЛОЖЕННЯ
про архів військово-цивільної адміністрації

міста Мар’їнка  та села Побєда

1. Згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» військово-цивільна адміністрація міста Мар’їнка та села Побєда Мар’їнського району Донецької області (далі – військово-цивільна адміністрація) створює архівний підрозділ (далі - архів) для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час її діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.

2. Архів не є самостійним структурним підрозділом адміністрації. Функції щодо його ведення покладено на діловода військово-цивільної адміністрації.

3. У своїй діяльності архів керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та положенням про архів військово-цивільної адміністрації, яке розробляється на підставі Типового положення про архів.

Положення про архів військово-цивільної адміністрації, погоджується з архівним відділом райдержадміністрації, після чого затверджується керівником військово-цивільної адміністрації.

4. Архів працює відповідно до річного плану, який затверджує керівник військово-цивільної адміністрації, і звітує перед ним про проведену роботу.

5. Коло службових обов'язків відповідального за архів визначається посадовою інструкцією, яку затверджує керівник військово-цивільної адміністрації.

6. Основними завданнями архіву є:

приймання від структурних підрозділів військово-цивільної адміністрації та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації;

контроль разом за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах військово-цивільної адміністрації;

участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ військово-цивільної адміністрації, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;

ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та щорічне подання відомостей про їх кількість за формою, встановленою Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (далі - Правила), архівному відділу райдержадміністрації;

проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії військово-цивільної адміністрації проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, актів про вилучення документів з Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);

створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;

організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил;

підготовка, передавання та транспортування (за рахунок військово-цивільної адміністрації) документів Національного архівного фонду до архівного відділу райдержадміністрації;

участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників військово-цивільної адміністрації, які відповідають за роботу з документами.

7. Для виконання покладених на архів завдань йому надається право:

вимагати від структурних підрозділів військово-цивільної адміністрації передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;

повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

давати структурним підрозділам військово-цивільної адміністрації рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;

запитувати від структурних підрозділів військово-цивільної адміністрації відомості, необхідні для роботи;

інформувати керівника військово-цивільної адміністрації про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться у військово-цивільній адміністрації, в разі розгляду на них питань роботи з документами.

8. На посаду відповідального за архів військово-цивільної адміністрації призначається особа з повною вищою освітою відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст) і стажем роботи за фахом не менше двох років.

Відповідальний за архів призначається на посаду і звільняється з посади керівником військово-цивільної адміністрації.

Порядок взаємодії архіву з іншими структурними підрозділами військово-цивільної адміністрації визначається керівником військово-цивільної адміністрації.

Відповідальним за виконання покладених на архів завдань і функцій є особа, відповідальна за архів.

9. До складу документів архіву входять:

документи з паперовою основою, внесені до Національного архівного фонду, тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами військово-цивільної адміністрації, та документи з особового складу;

науково-технічна документація, аудіовізуальні та електронні документи, створені військово-цивільною адміністрацією або одержані нею на законних підставах;

фонди особового походження працівників військово-цивільної адміністрації, які відіграли певну роль в історії розвитку тієї чи іншої сфери життєдіяльності країни або її окремого регіону;

документи з різними видами матеріальних носіїв інформації організацій - попередників та підпорядкованих організацій, що ліквідовані;

друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву військово-цивільної адміністрації;

довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

Документи з різними видами матеріальних носіїв інформації повинні зберігатися в архіві військово-цивільної адміністрації окремо.

10. Документи з паперовими носіями інформації передаються в упорядкованому стані із структурних підрозділів військово-цивільної адміністрації до архіву через два роки після завершення їх ведення у діловодстві відповідно до вимог, встановлених Правилами.

Аудіовізуальні документи передаються до архіву військово-цивільної адміністрації одразу після завершення їх виробництва.

11. Установлюються такі граничні строки тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду в архіві військово-цивільної адміністрації:

для документів Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Конституційного Суду України, Верховного Суду України, Вищого адміністративного суду України, Вищого господарського суду України, Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних і кримінальних справ, Генеральної прокуратури України, Центральної виборчої комісії України, Рахункової палати України, Національного банку України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та центральних установ і безпосередньо підпорядкованих їм організацій - 15 років;

для документів Верховної Ради Автономної Республіки Крим і Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських рад і державних адміністрацій та безпосередньо підпорядкованих їм організацій, господарських судів Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва та Севастополя, окружних адміністративних судів, Апеляційного суду Автономної Республіки Крим, апеляційних судів областей, міст Києва та Севастополя, апеляційних адміністративних судів, які утворюються в апеляційних округах, апеляційних господарських судів, прокуратури Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва та Севастополя, Військової прокуратури ВМС України, військових прокуратур регіонів, територіальних органів центральних органів виконавчої влади - 10 років;

для документів районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та безпосередньо підпорядкованих їм організацій, районних, районних у містах, міських, міськрайонних судів, районних, районних у містах, міських, міськрайонних прокуратур, військових прокуратур гарнізонів, а також сільськогосподарських підприємств - 5 років;

для записів актів цивільного стану, записів нотаріальних дій і судових справ, документів з особового складу, господарських книг, документів з приватизації житлового фонду - 75 років;

для науково-технічної документації - 25 років;

для аудіовізуальних документів - 1 рік після закінчення їх виробництва або виходу в світ;

для електронних документів - 3 роки.

Діловод

військово-цивільної адміністрації                                            І.М. Владімірова