“Допорогові” закупівлі регламентуються Порядком здійснення допорогових закупівель, затвердженим Наказом ДП “Зовнішторгвидав України” від 13.04.2016 № 35.

Розпорядженням Кабінету Міністрів України від 20.05.2015 року № 501-р “Про реалізацію пілотного проекту щодо впровадження процедури електронних закупівель товарів” започатковано впровадження електронних закупівель через реалізацію пілотного проекту, який передбачав проведення електронних закупівель з використанням автоматизованої інформаційної системи. Електронна система державних закупівель повного циклу отримала назву ProZorro.

На сьогодні в Україні нормативно-правовою базою застосування процедур державних закупівель є Закон України "Про здійснення державних закупівель", який діятиме до 01 серпня 2016 року та з використанням електронних засобів - Закон України "Про публічні закупівлі".

Цей Закон установлює правові та економічні засади здійснення закупівель товарів, робіт і послуг для забезпечення потреб держави та територіальної громади. Метою прийняття Закону є забезпечення ефективного та прозорого здійснення закупівель, створення конкурентного середовища у сфері публічних закупівель, запобігання проявів корупції у цій сфері, розвиток добросовісної конкуренції.

Закон вступив в дію для центральних органів виконавчої влади та замовників, що здійснюють діяльність в окремих сферах господарювання з 01 квітня 2016 року, для всіх інших замовників з 01 серпня 2016 року.

Законом регулюються відносини, що виникають при проведенні допорогових (закупівлі, що за вартісними межами не підпадають під дію статті 2 «Сфера застосування Закону» - вартість предмета закупівлі товару (товарів), послуги (послуг) дорівнює або перевищує 200,0тис.гривень, а робіт — 1,5 млн.. гривень) закупівель товарів, робіт та послуг та закупівель товару (товарів), послуги (послуг) від 200 тис. гривень, а робіт - 1,5 млн. гривень.

Замовники мають можливість долучитися до проведення електронних закупівель та отримати практичні навички їх проведення поки що на «допорогових» торгах, щоб у майбутньому скористатися отриманим досвідом при застосуванні електронних засобів до усіх державних закупівель.

Допорогова процедура – це закупівля, хід проведення якої не регламентується законодавством України і умови закупівлі самостійно визначаються замовником. Закупівля відбувається у відповідності до регламенту ситеми державних закупівель ProZorro.

За проведення допорогових закупівель може відповідати структурний підрозділ чи працівник, якого визначили відповідальним. Може відповідати тендерний комітет установи замовника, уповноважена особа або центральна закупівельна організація.

Тендерний комітет (ТК) повинен складатися з 5 і більше осіб (менше допускається у випадку коли  кількості працівників у замовника, є меншою за 5 чоловік). До складу ТК можуть входити не тільки посадові особи замовника, і не можуть входити представники Учасників торгів, члени їх сімей, депутати усіх рівнів. Склад та голову ТК визначає керівник власним розпорядчим документом. Голова ТК визначає секретаря, може розподіляти обов'язки між його учасниками та несе особисту відповідальність за виконання покладених на ТК функцій. ТК діє на основі Положення, затвердженого замовником. Обов’язками тендерного комітету є планування, визначення та проведення процедур закупівлі, публікація інформації і звіту про публічні закупівлі, надання роз'яснень учасникам, визначення переможця, складання звітностей. ТК може залучати до роботи інших працівників для експертної участі у закіпівлі (тимчасові чи постійно діючі робочі групи). Дане рішення оформлюється протоколом на основі поіменного голосування.

Річним планом закупівель зазначаються допорогові закупівлі через  Prozorro, якщо це визначене відповідним рішенням розпорядника бюджетних коштів (до 50,0 тис.грн. - закупівля; від 50,0 тис. до 200,0 тис.грн. - закупівля чи завантаження звіту).

Координаторами  електронної системи рекомендовано в  ProZorro проводити допорогові закупівлі  товарів з 3-5 тис.грн. і до 200,0 тис.грн. (порог або вартість межі, визначено абзацом першим частини першої статті 2 Закону України ”Про здійснення державних закупівель ” (із змінами).

На допорогові закупівлі не поширюється дія Закону України «Про публічні закупівлі» відносно пакету документів та сроків проведення процедури закупівлі. Але такі закупівлі можуть регламентуватися рішенням і розпорядженням місцевих органів виконавчої влади.

ЯК ПРАЦЮЄ  ProZorro

Система електронних дерзакупівель містить в собі торговельні майданчики для здійснення електронних допорогових торгів, кількість яких може збільшуватися:

Майданчик — частина ProZorro, з допомогою якої Ви працюєте в системі (оголошуєте закупівлю, спілкуєтеся з постачальниками, приймаєте рішення щодо постачальника товару по кожному конкретному товару тощо).

Метою роботи будь-якого майданчика є сприяння в здійсненні державними Замовниками вигідних закупівель, а також допомога Постачальникам у здійсненні продажів.

Робота на майданчику відбувається в мережі Інтернет та не потребує завантаження на комп'ютер ніяких додатків. Проте керівники та працівники компаній­Замовників, державні інституції та Постачальники, а також зацікавлені громадяни можуть відстежувати хід закупівель.

Система дійсно є прозора та відкрита.

Використовуються такі основні терміни в роботі з державними закупівлями: 

Замовник - державне підприємство, установа, інституція або організація,   ​заснована на державній власності, а також юридична особа у статустному   капіталі якої державна або комунальна чатска акцій перевищує 50%.

Постачальник - юридична особа, фізична особа підприємець, або самозайнята особа, що працює в сфері надання послуг або продажу товарів.           Для роботи з системою Замовнику та Постачальнику потрібна реєстрація в системі. Замовник може вибрати будь-який майданчик, бажано — декілька. Ваш особистий кабінет буде знаходитися на майданчику на якому Ви зареєструвалися, а інформація, яку Ви публікуватимете через особистий кабінет, буде доступною для огляду на сайті ProZorro та на усіх інших майданчиках. Різниця між майданчиками тільки у зручності їх використання, якості та різноманітності додаткових сервісів, зручності інтерфейса з точки зору користувача. На якому б майданчику Ви не зареєструвалися, в будь-який час Ви можете вибрати другий чи  навіть проводити кожну наступну закупку на новому майданчику. Звертаємо увагу, що завершення процедури закупівлі можливо тільки на тому майданчику, де вона була розпочата.

Для пошуку закупівель та отримання корисної інформації доступний портал ProZorro prozorro.gov.ua.

Пошук можливий по частині слова чи напису - “живі підказки; по комбінаціях за приблизним збігом.

Багато цікавої статистичної інформації можна отримати з модуля аналітики bi.prozorro.org в т.ч. без жодної реєстрації можна відслідковувати всю інформацію по закупівлях.

                            РЕЄСТРАЦІЯ НА САЙТІ

Знайдіть в системі інтернет сайт ProZorro http://prozorro.gov.ua/, визначтеся з майданчиком, відповідно до його ренгламенту зареєструйтеся, натиснувши кнопку «Реєстрація». Слід заповнити всі запитувані поля (оберіть чи Ви державний замовник чи комерційний закупівельник, чи постачальник; вказати назву установи; обрати форму власності; ввести емейл; вигадати пароль, для подальшого входу в акаунт; інші питання). Якщо не поставити галочку  в полі «Державна компанія» система сприйматиме Вас як комерційну компанія і можливість створювати  державні закупівлі буде заблоковано.

У якості пароля оберіть довільну комбінацію латинських літер та цифр. Довжина пароля маж становити щонайменше 8 символів. Після заповнення форми, треба погодитися з регламентом  торгів площадки та політикою конфіденційності і натиснути клавішу «Зареєструватися». 

Відразу відкриється наступна сторінка реєстраційної форми де треба вказати ім’я, прізвище особи, яка буде працювати в Кабінеті від імені замовника та контактний номер телефону цієї особи. Не вказуйте, особу керівника, якщо він не буде особисто працювати з системою. Завершіть реєстрацію, натиснувши кнопку «Увійти в кабінет».

Створений Вами обліковий запис знаходитиметься на модерації (процес перевірки відповідності внесених відомостей про замовника даним державних реєстрів). Активація облікового запису замовника відбувається після підписання угоди між майданчиком і замовником. Завантажити шаблон договору можна за посиланням http://static-cache.zk.uaprom.net/Dohovir_mizh_maydanchykom_ta_derzhavnoyu_ustanovoyu.doc?r=2181 або на сайті ZAKUPKI.PROM.UA. відкривши розділ «Регламент проведення торгів» (внизу сторінки).

Після отримання відписаного договору з Вашої сторони, статус «На модернізації» буде замінео на «Активний».

Для початку роботи з кабінетом замовника потрібно пройти АВТОРИЗАЦІЮ в системі. Треба перейти на сторінку державних закупівель та натиснути кнопку «Вхід в кабінет». У віконці авторизації треба ввести електронну адресу та пароль, які Ви зазнали на момент реєстраціях та натиснути кнопку «Увійти». У разу, якщо система не сприймає пароль, натисніть активне посилання «Забули пароль» та вкажіть електронну адресу, яка була вказана при реєстрації На неї буде відправлене посилання для генерації нового паролю. За умови успішного введення логіну (електронної адреси) та відповідності паролю відбудеться «авторизація» після чого Ви потрапите у власний кабінет.

Замовник має можливість працювати з чотирма вкладками: «контакти»; «державні закупівлі»; «плани закупівель»; «профіль». 

ВКЛАДКА «контакти» - можна додавати необхідні контакти.

ВКЛАДКА «державні закупівлі» - це основне робоче середовище замовника. Тут створюються нові  закупівлі та відображаються закупівлі інших замовників. Тут Ви працюватимете із створеними Вами закупівлями та відстежувати протікання аукціонів за ними.

Ви можете здійснювати пошук закупівель, використовуючи фільтри за статусами в яких перебувають закупівлі та коди класифікаторів. УВАГА! Замовник може працювати з власною закупівлею лише за умови авторизації в кабінеті та відкриття цієї закупівлі через вкладку Державні закупівлі.

Щоб найти власні закупівлі, знаходячись в кабінеті, треба відкрити вкладку «Державні закупівлі», поставити голочку «Мої закупівлі» та натиснути «Пошук».

ВКЛАДКА «профіль» дозволяє редагувати Ваші дані, змінювати адресу електронної пошти (логін) та/ або пароль. На вкладці «Структура компанії» можна редагувати дані про Вашу компанію, а також розгалужувати її структуру. Можна додавати співробітників і визначати їх роль. Коли вводиться новий співробітник, необхідно змінити його права. У зміні парв доступу и можете налаштувати права доступу  по компаніям, окремо налаштування доступу всередині кожної компанії у вигляді ролей менеджер або спостерігач.

Є наступні права доступу:

Адміністратор – має право додавати компанії, редагувати  дані компанії, додавати нових співробітників, надавати їм права доступу, має можливість  відслідковувати і редагувати закупівлі всіх менеджерів компаній;

Менеджер: має можливість відслідковувати  всі закупівлі  всіх компаній, але редагувати має право тільки свої закупівлі;

Спостерігач: має можливість  відслідковувати усі закупівлі компаній.

Звертаємо увагу, що створення закупівлі можливе в продуктовому та тестових режимах, які є абсолютно ідентичними. Створені в тестовому режимі закупівлі відображаються з приписом «Тестування» і їх бачать лише замовники і постачальники, які також знаходяться в цьому режимі. Також тестові закупівлі не мають юридичних наслідків.

Робота у тестовому режимі відрізняється від продуктивного лише тим, що створені Вами закупівлі не матимуть юридичних наслідків і їх не побачать реальні постачальники.

Після авторизації Ви можете відразу перейти до продуктивного режиму використання системи шляхом відключення режиму тестування. Для цього необхідно прибрати галочку «Тестовий режим» та підтвердити свій вибір (в деяких браузерах це не потрібно).

Проте, якщо Ви маєте намір спочатку ознайомитися з функціоналом та спробувати отримати навики  у створені закупівель, не поспішайте: Ви можете відключити тестовий режим будь-коли із вашого кабінету.

ЖИТТЄВИЙ ЦИКЛ ДОПОРОГОВИХ ЗАКУПІВЕЛЬ.

ОГОЛОШЕННЯ ЗАКУПІВЛІ

         Державний замовник приймає рішення про необхідність проведення закупівлі. Визначає, узгоджує та описує кваліфікаційні та технічні вимоги до предмету закупівлі, готує та узгоджує попередню угоду з постачальником. Формує бюджет закупівлі, аналізуючи ринкові пропозиції постачальників , що працюють в сфері постачання необхідного предмету закупівлі. Визначає відповідальну особу для проведення закупівлі.

1. Державний замовник входить на майданчик, авторизується шляхом введення логіну та паролю, які були задані при реєстрації. Оголошує закупівлю.

         Для створення нової закупівлі треба перейти на вкладку «Державні закупівлі» та натисніть на кнопку «Нова закупівля». Відкривається форма створення нової закупівлі. В формі згори відображені дані про замовника, нижче розміщено поля для опису нової закупівлі.

         Необхідно обрати тип процедури «ДОПОРОГОВА»

2. Оприлюднити оголошення про проведення процедури закупівлі та тендерну документацію; у разі потреби, провести зміни до тендерної документації та роз'яснення до неї; оголошення з відомостями про укладену рамкову угоду (у разі здійснення закупівлі за рамковими угодами); протокол розгляду тендерних пропозицій; повідомлення про намір укласти договір про закупівлю; інформацію про відхилення тендерної пропозиції учасника; договір про закупівлю; повідомлення про внесення змін до договору; звіт про виконання договору.

2.1. Сформувати закупівлю, вказавши наступне:

2.1. Найменування замовника, код ЄДРПОУ, місцезнаходження.

2.2. Розмір бюджетного призначення за кошторисом або очікувана вартість товару, роботи чи послуги з інформацією. Обов’язково вказати валюту закупівлі та викласти інформацію про включення ПДВ (у випадку наявності). Якщо вибір постачальника буде залежатиме не тільки від суми пропозиції, додайте нецінові критерії (дивись пояснення далі «Нецінові критерії»)

2.3. Найменування та детальний опис предмета закупівлі (код товару, послуги згідно з класифікатором СРV і ДКПП). У разі, якщо назва предмету закупівлі чи його опис містять посилання на конкретну торговельну марку чи фірму, патент, конструкцію або тип предмета закупівлі, джерело його походження або виробника, замовник зобов’язаний поряд з таким посиланням вказувати вираз «або еквівалент». 

РЕКОМЕНДОВАНО: вказувати назву товару таким чином, щоб зацікавити постачальника та відобразити суть закупівлі. Не використовуйте як назву Класифікатори ДК. Найкраще вказати конкретну назву предмету закупівлі або категорію предмета закупівлі – наприклад «Канцелярські товари», «Кава та інші продукти харчування», тощо. Давайте розширений опис предмета закупівлі, включно особливі умови для нього. Наприклад, що Вам потрібно крісла саме конкретного кольору. Можна вказати код класифікатора та додати посилання на файли з детальними вимогами. Наприклад: «Вироби канцелярські, паперові (папір А4), код ДК 016-2010:17.23.1. Технічні (якісні) вимоги до товару: викладено в окремому файлі (додаток 1 до документації). ЗВАЖТЕ Загальна довжина запису в цьому полі невелика

2.4. Кількість товарів чи обсяг виконання робіт, надання послуг.

2.5. Місце поставки товарів  чи обсяг виконання робіт, надання послуг.

2.6. Строк поставки товарів чи обсяг виконання робіт, надання послуг.

2.7. Дата та час закінчення подання запитів на уточнення та/або запитань щодо закупівель.

2.8. Дата, час початку прийому  пропозицій.

2.9. Дата, час закінчення прийому пропозицій. Прийом пропозицій не може розпочатися до закінчення періоду уточнень.

2.10. Розмір мінімального кроку пониження ціни під час електронного аукціону – мінімальна сума у грошових одиницях, на яку учасником може бути понижено суму пропозиції під час аукціону (може становити 0,5 - 3 % очікуваної вартості товару).

2.11. Інша інформація, яку замовник вважає за необхідне оприлюднити.

3. Прикріпити всі необхідні документи (проект договору про закупівлю або істотні умови договору, технічні та кваліфікаційні вимоги до товару тощо)

4. Опублікувати закупівлю, натиснувши кнопку «Оголосити закупівлю».

         Вказані Вами вимоги не повинні носити дискримінаційний характер та сприяти зниженню конкуренції.

         Якщо Ви все вірно зробили, побачите напис «Зміни успішно збережено» та відобразиться сторінка закупівлі. Протягом 30 хвилин Ваша купівля буде відображена на усіх майданчиках-учасниках електронної системи.

У верхньому правому куті сторінки закупівлі буде відображатися  посилання, яке можна використовувати в першу чергу для залучення Постачальників, з якими Ви раніше працювали поза системою ProZorro, а також для того щоб посилатися на закупівлю в інтернеті (на сайтах, у блогах, професійних спільнотах, тощо). Розповсюдження посилання на закупівлю сприятиме приверненню  до неї уваги потенційних Постачальників.

Якщо у Вас виникли питання з приводу оголошення, коректності термінів закупівлі, кодів класифікаторів, тощо, звертайтеся в службу підтримки майданчика, черенз який Ви оголосили торги, контакти якого, як правило, росташовані на головній сторінці.

ЕЛЕКТРОННИЙ ЦИФРОВИЙ ПІДПИС

Використовувати електронний цифровий підпис у допорогових закупівлях не є обов’язковим, проте у надпорогових – ЦЕ ОБОВ’ЯЗКОВА ВИМОГА.

Електронний цифровий підпис (ЕЦП) - дає змогу підтвердити та ідентифікувати підписувала. Так як документообіг в системі закупівель є електронним, необхідно використовувати для того, щоб створені Вами документи в системі вважалися оригінальними. ЕЦП накладається  за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа.

Довідки щодо отримання  ЕЦП:

Акредитований центр сертифікації ключів Державної фіскальної служби

Тел. 044 284-00-10

Сайт:http://acskidd.gov.ua/contacts

Акредитований центр сертифікації ключів «Ключові системи»

Тел.044281-42-69

Сайт:www.ksystems.com.ua

Акредитований центр сертифікації ключів Державного підприємства «Українські спеціальні системи»

Тел. 044 481-49-63

Сайт: http://csk.uss.gov.ua

Акредитований центр сертифікації ключів Державне  підприємство «Інформаційний центр» Міністерства юстиції України

Тел. 044 206-71-94, 206-71-59

Сайт: http://ca.informjust.ua//

НЕЦІНОВІ КРИТЕРІЇ

Якщо Ваша закупівля має складний або спеціалізований характер ( закупівля консультаційних послуг, наукових вишукувань, експериментів або розробок, дослідно-конструкторських робіт), критерієм оцінки є не лише ціна, Ви маєте можливість додати  «нецінові критерії» для формування пропозиції з врахуванням якості.

Нецінові критерії, що додаються на цьому етапі будуть розповсюджуватися на всю закупівлю. Це може бути, наприклад, строки постачання, виробник продукції чи посередник, наявність  власного парку техніки для робіт тощо.

В момент створення оголошення закупівлі замовник  визначає один чи декілька нецінових критеріїв, яким визначає загальну вагу і логіку оцінки. Загальна вага всіх нецінових критеріїв однієї пропозиції не може перевищувати 30%.

При складані нецінового критерію необхідно вказати його назву, його детальний опис, максимальну вагу і за яким параметром будуть нараховуватися відсотки його ваги (вага не повинна перевищувати 30%. Приклад: термін виконання, гарантійне обслуговування, експлуатаційні витрати тощо).

Коли учасник реєструє нецінові критерії своєї пропозиції, за ними автоматично розраховується «коефіцієнт корекції» пропозиції. За цим коефіцієнтом визначається «приведена ціна» (термін із Закону).

Приведена ціна — це ціна, вказана учасником у тендерній пропозиції і розрахована з врахуванням показників інших критеріїв оцінки за математичною формулою, та визначена замовником в ТД.

Учасники приймають участь в понижуючому аукціоні за «приведеною ціною».

ЗАПОВНЕННЯ ІНФОРМАЦІЇ ПО ЛОТУ ТА ПРЕДМЕТАМ ЗАКУПІВЛІ

До закупівлі можна додавати необмежену кількість лотів. При цьому необхідно звернути увагу, що постачальники можуть подавати пропозиції в окремі лоти. Тобто, для кожного окремого лоту можна обрати окремого постачальника. Аукціон також проводиться не по закупівлі в цілому, а по кожному лоту окремо. По кожному з лотів аукціони відбуваються окремо. Тому, якщо в результаті оголошення процедури передбачається підписання однієї угоди, лот в закупівлі має бути один.

Також для кожного з доданих лотів окремо вказуються бюджет, «Мінімальний крок зниження ставки в аукціоні», документація до лоту, коди класифікаторів ДК, строки та адреса поставки.

Необхідно заповнити інформацію про лот:

1. Назву лоту
2. Більш детальну інформацію про склад лоту в полі «Примітка до частини лоту»
3. Бюджет лоту по всіх позиціях, що входять до нього
4. Вказати мінімальний крок зниження ставки пропозиції учасника в ході аукціону
5. Завантажити документацію якщо вона є окремою і не завантажувалася при заповненні інформації про закупівлю.

Після заповнення інформації про лот потрібно заповнити інформацію про товари, послуги або роботи, що входять до нього. Їх може бути необмежена кількість. Для кожної позиції, що додані до лоту мають бути обрані два класифікатори (ДК 021:2016 та один з ДК 016:2010, ДК 015-97, ДК 018-2000,                 ДК 003:2010), а також вказані адреси постачання або виконана робіт. До кожної товарної позиції можна додати документацію.

Якщо закупівля мультилотова, Ви можете додати лоти натиснувши на поле «Додати ще один лот».

ВАЖЛИВО. Для різних лотів можуть бути різні постачальник, але для всіх позицій в межах одного лоту постачальник може бути лише один.

Конкретна назва частини (лоту) предмету закупівлі – Крупи

Примітки до частини (лоту) предмету закупівлі – рис, гречка, вівсянка, пшоно

Опис окремої частини (лоту) предмета закупівлі - рис не шліфований.

В системі електронних закупівель використовуються наступні КЛАСИФІКАТОРИ:

Наказ Мінекономрозвитку № 454 від 17.03.2016 "Про затвердження Порядку визначення предмета закупівлі"

ПЕРІОД УТОЧНЕННЯ починається одразу після оголошення закупівлі і  триває не менше 3-х робочих днів. При закупівлі до 50 тис.гривень — можливо один день. Рахуються повні 24 години з моменту початку періоду). В цей період постачальники можуть задавати запитання по тендерній документації через систему ProZorro, по електронній пошті чи по телефону (анонімно). Про появу нових запитань Замовник сповіщується шляхом відправлення інформації на його електронну адресу. На запитання учасників треба надати відповіді до закінчення періоду уточнення на сторінці своєї закупівлі.  Відомості по те, хто саме задав питання, автоматично з’являється  на сторінці замовника тільки після завершення етапу аукціону.

Замовник може змінювати оголошення Замовник може вносити зміни в документацію і умови закупівлі. ВАЖЛИВО. Біля календаря праворуч необхідно вказати час початку та закінчення періоду уточнень. Інакше за замовчуванням буде вказаний час заповнення Вами даної форми.

ПЕРІОД ПРИЙОМУ ПРОПОЗИЦІЙ триває не менше 2-х робочих днів. У разі нагальної потреби у закупівлі товарів чи послуг строк подання пропозицій може бути скорочено до 1 робочого дня  (24 години при закупівлі бюджетом менше 50,0 тис.грн.) і не більше ніж 3 робочих днів з моменту оприлюднення оголошення про проведення закупівель. Причиною скорочення цих строків не може бути бездіяльність замовника щодо проведення закупівель. Обґрунтування нагальної потреби скорочення строків закупівлі зазначається в оголошенні про проведення закупівель та не повинні свідчити про наміри замовника послабити конкуренцію між учасниками.

ЯК ЗБІЛЬШИТИ КІЛЬКІСТЬ ПРОПОЗИЦІЙ

Проведіть моніторинг ринку, щоб точніше визначити очікувану ціну закупівлі в оголошенні. Занадто висока або низька ціна може відштовхнути потенційних постачальників.

На BI.PROZORRO.ORG або на нашому порталі знайдіть вже здійснені закупівлі. Ви можете подивитись, як відбувались торги, якою була орієнтовна ціна, як оформлені документи.

Запросіть до участі потенційних постачальників. Їх можна шукати в інтернеті або подивитись вже здійснені закупівлі по вашій галузі. Оголосивши торги, надішліть посилання на них якомога більшій кількості потенційних постачальників.

Якщо вам потрібна допомога з технічних питань або щодо проведення торгів, звертайтесь до кол-центру вашого майданчика.

         В фазі прийому пропозицій учасники подають тендерні пропозиції. Запитання від учасників не приймаються. Реєстрація пропозицій ведеться системою у прихованому вигляді задля збереження неупередженого ставлення до Постачальників.

На початку цього циклу система задає дату та час проведення аукціону, який зазвичай призначається  на робочий час наступного робочого дня. У разі, якщо не було надано жодної пропозиції, закупівля  після закінчення періоду прийому пропозицій автоматично набуває статусу «Не відбулася». У разі, якщо постачальник лише один, аукціон не відбувається , а закупівля одразу набуває  статусу «Кваліфікація».

Поля, зазначені учасником у формі подання пропозиції, мають співпадати із інформацією у вкладених файлах. У випадках розбіжностей це може стати причиною дискваліфікації.

АУКЦІОН - один із етапів закупівлі в системі  ProZorro і є “серцем” електронних закупівель. Механізм його проведення є однаковим для усіх процедур. Він проходить в режимі редукціону, де кожний учасник може тричі понизити ціну своєї пропозиції. В період проведення аукціону замовник може спостерігати за його протіканням.

         Треба знати: дату час аукціону визначає система автоматично без втручання людини; до початку аукціону замовник не баче кількості поданих тендерних пропозицій; аукціон має три раунди; на момент проведення аукціону назви учасників скриті; Спочатку видно початкові ставки та результати після першого та інших раундів; тільки після завершення аукціону відкривається інформація по учасниках та наданих ними документаціям для проведення кваліфікації.

Учасники можуть знижувати ціну власної пропозиції або залишати її без змін, не залежно від цього — вони є правоправними учасниками торгів. Учасники можуть знижувати ціну у будь-якому раунді. Під час аукціону учасник з найменшою ціною на попередньому раунді отримує право зниження ціни останнім у поточному раунді. На рішення протягом кожного раунду у кожного постачальника є по 2 хвилини. Пропозиції, у яких  відбулося зниження ставок відображаються виділеним шрифтом.

У випадку використання нецінових критеріїв, в ході аукціону на полі системи з’являється додаткове поле «Приведена ціна». Учасник може вводити або повну ціну, або приведену, обрахунок другої складової буде виконуватися автоматично на основі підвищую чого коефіцієнту, який отримав учасник в момент подання пропозиції.

Після третього раунду, відкриваються учасники, етап аукціону завершується. Закупівля переходить до етапу кваліфікація.

КВАЛІФІКАЦІЯ УЧАСНИКІВ ТА ВИЗНАЧЕННЯ ПЕРЕМОЖЦІВ ЗАКУПІВЛІ.

Пропозиції і підтверджуючі відповідність кваліфікаційним критеріям документи учасників відкриваються системою автоматично після завершення аукціону. Ранжування усіх пропозицій здійснюється системою автоматично за ціною, формуючи рейтинги позицій учасників. Замовник приймає рішення по переможцю торгів не більше ніж за 5 робочих днів із дня закінчення аукціону.

Замовник отримує право ознайомитися з документами, доданими до цінової пропозиції постачальника, натиснувши на символ «Прикріплення документів».

Якщо пропозиція учасника з найменшою ціною відповідає вимогам до закупки, така пропозиція оголошується переможцем, що відображається відповідним чином в системі (натиснувши кнопку «Прийняти пропозицію»). Підставою для прийняття рішення в допороговій закупівлі є рішення відповідальної особи або комісії. Для підтвердження свого рішення замовник має завантажити до системи відповідний документ, який буде зберігатися в системі. Після завантаження рішення закупівля набуде статусу «Пропозиції розглянуто».

Якщо на етапі кваліфікації є декілька пропозицій в черзі (від нижчої ціни до високої), забороняється розгляд пропозиції другого по ціні учасника торгів, поки не прийнято рішення по першому.

Якщо пропозиція першого у черзі учасника відповідає кваліфікаційним умовам, інші пропозиції уже не розглядаються. Іншими словами, замовник не відкриває пропозиції наступного по ціні учасника до тих пір, поки не прийнято негативне рішення по пропозиції попереднього учасника.

У випадку не відповідності пропозиції учасника кваліфікаційним критеріям замовник його відхиляє (дискваліфікує) і переходить до оцінювання наступної, економічно найбільш вигідної пропозиції. Підстави дискваліфікації оприлюднюються у системі  протягом  дня прийняття такого рішення. До системи завантажується відповідне рішення замовника. Якщо таких відхилень декілька, то і рішень повинно бути відповідно.

Дискваліфікая можлива у випадках:

- невиконання учасником хоча б одної із вимог, вказаних в документації конкупсних торгів;

- переможець відмовився від підписання договору.

УВАГА! Якщо учасник один, замовник також приймає рішення щодо відповідності поданої пропозиції вимогам закупівлі. Можлива ситуація, коли всіх постачальників дискваліфіковано і переможець не визначено. У цьому випадку закупівля набуває статусу «Закупівля не відбулася». Замовник оцінює причини неуспішності  закупівлі, що не відбулася, та готує нову, відкоригувавши її умови задля забезпечення успіху.

ЗАВЕРШЕННЯ ПРОЦЕДУРИ ЗАКУПІВЛІ

Закупівлю необхідно завершити (або відмінити) протягом 30 днів після закінчення терміну надання пропозицій. Завершенням закупівлі є завантаження у ситемі сканованої копії підписаної угоди про поставку з переможцем торгів. Сума договору не може перевищувати пропозицію заявлену переможцем по підсумках аукціону. Підписання угоди проходить поза межами системи.

Існує імовірність того, що на етапі підписання договору можуть бути з’ясовані нові обставини. Наприклад, постачальник відмовляється від пропозиції, не може підтвердити свою здатність виконати умови постачання, тощо. На цей випадок передбачена можливість повернути постачальника на етап кваліфікації  та дискваліфікувати його.

Після завантаження догору, необхідно відобразити в системі,  що  оборудку завершено (натиснути відповідну кнопку). Підписується угода. Ця дія не зворотна. Закупівля набуває статусу «Завершена».

Життєвий цикл закупівлі в електронному форматі завершується , між замовником та постачальником виникають договірні умови з приводу постачання предмету закупівлі або виконання робіт та сплати за них.

НАДПОРОГОВІ ЗАКУІПВЛІ

В ЗАГАЛЬНІЙ СИСТЕМІ ЕЛЕКУТРОННИХ ЗАКУПІВЕЛЬ Prozorro

 (для використання в роботі розпорядників державних коштів)

Надпороговими закупівлями є закупівлі вище 200,0 тис.грн. на рік на товари, послуги і 1,5 млн.грн. - на роботи.

Для замовників, що провадять діяльність в окремих сферах господарування, надпороговими є закупівлі від 1 млн.грн. та 5,0 млн.грн. відповідно (зазначено в абз. 4 п.1 статті Закону України “Про публічні закупівлі”).

Законом України “Про публічні закупівлі” визначено три процедури закупівель:

ВІДКРИТІ ТОРГИ - основна процедура закупівель і тільки через електронну систему закупівель.

КОНКУРЕНТНИЙ ДІАЛОГ - двоступеневі торги, які проводяться у випадку, якщо замовник не може самостійно визначити технічні і якісні характеристики послуги.

ПЕРЕГОВОРНА ПРОЦЕДУРА - використовується в крайньому випадку, при наявності відповідних підстав. Замовник обирає постачальника в результаті переговорів, а в систему завантажується звіт про проведення процедури.

ТЕНДЕРНА ДОКУМЕНТАЦІЯ  (ТД) включає в собі вимоги:

Терміни публікації ТД залежать від вибраної процедури і за необхідності зміни вносять відповідно до причин:

ВІДКРИТІ ТОРГИ - від 200,0 тис.грн. на товари і послуги та

                                                від 1,5 млн.грн. - на роботи.

         Необхідно передбачити торги у річному плані закупівель. Необхідно підготувати ТК (у відповідності із типовою ТД, затвердженою Міністерством економічного розвитку та торгівлі і відповідно з вимогою ЗУ.

         Протягом не більше 15 днів — період надання роз'яснень (5 днів) та надання пропозицій.

         Після цього не більше 1 дня — очікування аукціону.

         Аукціон.

         Кваліфікація учасників - до 5 робочих днів (замовником може бути  аргументовано подовжено до 20 робочих днів. У цьому випадку замовник публікує відповідне оголошення в електронній системі закупівель).

         Визначення переможця - не раніше 10 днів, до 20 днів  - термін укладання угоди з переможцем.

         Надпорогова закупівля вважається що відбулася, якщо в торгах приймали участь не менше 2 постачальників.

ОГОЛОШЕННЯ ЗАКУПІВЛІ

         Початком процедури закупівлі є публікація оголошення через електронний майданчик. Оголошення повинно обов'язково містити:

         При оголошені тендеру необхідно завантажити зразок угоди та тендерну документацію у терміни вказані вище.

         Термін подачі пропозицій повинен становити не менше 15 днів. Учасник може звернутися до замовника за роз'ясненнями по ТД. Внесення змін до ТД можливе не підніше як за 10 днів до закінчення терміну подачі пропозицій. При цьому таке звернення автоматично публікується в електронній системі без індентифікації особи.

         Замовник повинен надати відповідь протягом 3 робочих днів із дня публікації запиту.

ВНЕСЕННЯ ЗМІН В ТД

         У випадку внесення змін в ТД, термін відкриття подовжується на стільки, щоб з моменту внесення змін до закінчення терміну подачі тендерних пропозицій залишалося не менше 7 днів (подовжується системою автоматично).

Замовник може анести зміни в ТД на підставі:

- рішення замовника (фізична/ юридичва особа);

- рішення антимонопольного комітету.

Замовнику надається 1 день на публікацію змін із дня прийняття відповідного рішення.

АУКЦІОН.

КВАЛІФІКАЦІЯ  учасників.

- тендерні пропозиції і кваліфікаційні документи учасників відкриваються системою після завершення аукціону;

- замовник проводить оцінювання тендерних пропозицій, базуючись на відповідності кваліфікаційним критеріям, починаючи з найменшої запропонованої ціни/приведеної ціни;

- термін розгляду пропозицій складає не більше 5 робочих днів (на розгляд однієї пропозиції) і може бути аргументовано подовжено до 20 робочих днів, з опублікуванням оголошення про в елеутронній системі.

         Замовник відхиляє (дискваліфікує) тендерну пропозицію і приступає до оцінки наступної, економічно найбільш вигодної пропозиції у таких випадках:

         невідповідність пропозиціх учасника кваліфікаційним (кваліфікаційному)  критеріям, визначеним замовником в оголошені про закупівдю. Такими критеріями можуть бути: наявність обладнання  і матеріально-технічної бази, наявність працівникі  відповідної кваліфікації, наявність документально підитверджуваного досвіду виконання аналогічного договору;

         не надання учасником забезпечення тендерної пропозиції ( якщо  таке вимагає замовник).

ВИЗНАЧЕННЯ ПЕРЕМОЖЦЯ                                                                                                                                                             

         Переможець торгів - це тендерна пропозиція, яка має найменшу ціну і відповідає всім вимогам замовника.

         У день визначення переможця замовник приймає рішення про наміри укладення угоди та направляє ййого переможцю. Інщим учасникам система автоматично відправляє інформацію про переможця торгів.

         Замовник укладає угоду не райнише як через 10 днів із дня лпублікування оголошення про наміри укладання угоди, але не пізніше 20 днів із дня прийняття данного рішення.

Замовник відхиляє пропозицію переможця у випадку, коли:

 – переможець відмовився підписувати угоду;

- є хоча б один фактор із переліку, прописаному у ст. 17 Закону України «Про публічні закупівлі» і визначає переможця поміж учасників, термін дії пропозиції яких ще не вичерпано, в порядку розгляду цінових пропозицій після їх ранжування системою.

ПУБЛІКАЦІЯ ІНФОРМАЦІЇ ПІСЛЯ ЗАВЕРШЕННЯ ПРОЦЕДУРИ

КОНКУРЕНТНИЙ ДІАЛОГ

Підстви:

1. Неможливо визначити необхідні технічні, якісні характери тики товарів і послуг.

2. Предметом закупівлі являється консультаційні, юридичні послуги, розробка інформаційних ситем, програмних продуктів тощо.

Торги проводяться у ДВА ЕТАПИ:

ПЕРЕГОВАРНА ПРОЦЕДУРА

Перговорна процедура закупівлі використовується замовником як виключення. Замовник укладає угоду про закупку з учасником після проведення перемов з одним  або декількома пртендентами.

Підстави для використання цієх процедури:

- відсутність конкуренції на ринку (наприклад, комунальні послуги);

- термінова необхідність (надзвичайна ситуація, гуманітарна допомога іншим державам);

- авторське право;

- неявка учасників на відкриті торги двічі;

- несумісництво товарів/послуг від іншого постачальника;

- закупівля робіт за умови, що сума угоди складає не більше 50% від суми основної угоди.

ЕПАТИ ПЕРЕГОВОРНОЇ ПРОЦЕДУРИ

НЕЦІНОВІ КРИТЕРІЇ

ПІДСТАВИ ВИКОРИСТАННЯ

У випадку необхідності замовник може використовувати нецінові критерії. Вони приміняються у випадку, коли закупівля має складний або спеціалізований характер (закупівля консультаційних послуг, наукових вишукувань, експериментів або розробок, дослідно-конструкторських робіт) для якого існує постійно діючий ринок, а критерієм оцінки являється не тільки ціна.

         При використанні закупівель неціновими критеріями уводиться поняття «вага». В закупівлі вага критерія «ціна» повинна бути не нижче 70%, (а може бути і вище: 80% або 90%). Максимальна загальна вага усіх нецінових критеріїв не може перевищувати 30%.

         При складані нецінового критерія необхідно вказати його назву, його детальний опис, максимальну вагу і за яким параметром будуть нараховуватися відсотки його ваги (вага не повинна перевищувати 30%. Приклад: термін виконання, гарантійне обслуговування, експлуатаційні витрати тощо).

ПРИКЛАД:

         В цьому випадку, якщо постачальник пропонує термін гарантії більше 18 місяців, це додасть додатково 10% ваги. Якщо гарантія складає від 6 до 18 місяців — 5%. Вага буде нульовою, якщо термін гарантії складатиме менше 6 місяців.

Коли учасник реєструє нецінові критерії своєї пропозиції , за ними автоматично розраховується «коефіцієнт корекції» пропозиції. За цим коефіцієнтом визначається «приведена ціна» (термін із Закону).

Приведена ціна — це ціна, вказана учасником у тендерній пропозиції і розрахована з врахуванням показників інших критеріїв оцінки за математичною формулою, та визначена замовником в ТД.

Приведена ціна = ціна пропозиції/коефіцієнт коррекції

Формула розрахунку коефіцієнту коррекції:

КК=1+(F1+F2+Fn)/PV,

де КК — коефіцієнт корррекції,

F1...Fn — значення кожного неціннового критерію, вибраного учасником,

PV — доля критерія «ціна»

Приклад закупівліз декількома неціновими критеріями:

Представимо, що учасник подає пропозицію на суму 10000 грн., в якій вказує:

- термін виконання робіт 25 днів (що еквівалентно значенню 10% по цьому критерію);

- гарантійний період 6 місяців (що відповідає значенню 5% по цьому критерію).

КК=1+( F1+F2)/PV

КК=1+( 0,1+0,05)/0,8=1,19

У цьому випадку ціна,з якої учасник вийде на аукціон буде дорівнювати:

10000  грн. / 1,19= 8403 грн.

Якщо в процесі аукціону цей учасник знизе приведену ціну до 7000 грн., то у випадку його перемоги в аукціоні і успішноїткваліфікації замовником угода з цим учасником буде підписаний на суму 7000 грн.х 1,19= 8330 грн.

При використанні нецінових критеріїв аукціон (редукціон) проводиться по приведеній ціні.